Gestión del cambio y otros castigos

Desde que trabajo en la Administración Pública, y no hace mucho de ello, sólo 7 años (quizá sea ese el motivo) hay una cosa que me pone los pelos de punta: El modo en que la organización persiste por todos los medios en sus intentos de mantener la dependencia de sus recursos humanos.

Prácticamente todo responsable ve como una amenaza la movilidad dentro de la administración sea en forma de concursos de traslado, promoción interna, etc.

Por otro lado, los propios trabajadores, en ocasiones, ven la posibilidad de explotar esta situación obligando a los responsables a remover cielo y tierra para mantener a estas personas a su cargo ofreciéndoles mejores puestos, se adapten estos o no a sus características o proyección.

Siempre he pensado que la movilidad es una virtud, la capacidad para adaptarse a nuevos desafíos, vencer el miedo a lo desconocido, la confianza en las propias posibilidades...

Una vez que se afronta, el cambio es sano. Te permite aportar un nuevo punto de vista más fresco y sin prejuicios a la organización a la que llegas, plantearte cosas que nadie se plantearía después de unos años trabajando en el mismo sitio.

Desde este punto de vista esta claro que el beneficio es mutuo, para el trabajador y para la organización.

Pero, ¿qué pasa desde el punto de vista del conocimiento?

Esta claro que existen mecanismos de gestión que permiten, principalmente, empleando las nuevas tecnologías, procedimentar la extracción, almacenamiento, gestión y posterior uso del conocimiento para minimizar el impacto de la pérdida de recursos con gran experiencia en la organización.

¿Por qué estos mecanismos no tienen la eficacia o el éxito esperado o necesario en muchos de los casos?

Principalmente por dos causas: falta de necesidad y pérdida de empuje.

Falta de necesidad: Parece claro que la persona que conoce un procedimiento no tiene la necesidad de documentarlo. Sólo si su uso se distancia en el tiempo detectará esa necesidad. También la persona que desconozca ese procedimiento pero entre en contacto con él, sentirá (dolorosamente) esa necesidad.

Pérdida de empuje: No obstante, realizando en muchos casos fuertes apuestas personales y a costa de asumir críticas y quejas, en momentos determinados, se realizan esfuerzos puntuales, más o menos sostenidos en el tiempo, en los que se ponen en marcha mecanismos de gestión del conocimiento, del cambio, procedimientos, etc. Pero, invariablemente, el personal acaba perdiendo el empuje necesario para mantener estos sistema adaptados siempre a la nueva actualidad de la organización, lo que desemboca en su obsolescencia y abandono.

¿Qué podemos hacer para mantener siempre vivas la necesidad y el empuje?

Parece claro que hemos de aprovechar la necesidad y el empuje de las nuevas incorporaciones y que sean estas las que validen a través de su trabajo, la adecuación, conveniencia, eficacia, eficiencia, etc. De nuestro sistema de gestión del cambio.

De este modo, los mismos problemas que se encuentren en su incorporación laboral a la organización realimentarán la áreas de mejora del sistema.

P.e.

"¿Necesito que alguien me diga el procedimiento a seguir para tener acceso a mi computadora (a quién pedir el equipo, el usuario y contraseña, etc.)?" o "Esta entrada esta obsoleta y este procedimiento ya no es válido habría que actualizarlo" o "Este procedimiento podría mejorarse eliminando estos dos pasos y sustituyéndolos por este otro (es posible que nos encontremos con alguna sorpresa)"

Además da la oportunidad a las nuevas incorporaciones de sentirse útiles y productivos, aportando a la organización desde el primer día de su llegada.

Personal y particularmente estoy intentando poner en marcha un germen en mi Servicio y lo he llamado "Paquete de bienvenida".

Y, sobre todo, es necesario obtener el convencimiento de que el cambio no es sólo bueno sino necesario y que liberar un recurso no sólo le permite a él crecer profesionalmente sino, seguramente, también a la organización. Por difícil que nos resulte creerlo a priori, ya que nos obliga a adaptarnos y todos sabemos que las cosas cuanto más se practican mejor nos salen, ¿no?